Regler för leverantörer
Kanske det viktigaste flödet när ni använder vår redovisningstjänst Älg 🫎 är levernatörsfakturorna.
Grunden är att flödet ska vara så effektivt som möjligt och det görs genom att sätta upp regler för:
Attest av leverantörsfakturan.
Hur den ska bokföras.
Automatiskt och manuellt flöde
Automatiskt flöde
När bägge dessa alltid är samma för en speficik leverantörs fakturor så kan vi sätta upp ett automatiskt flöde där det enda ni behöver göra är att attestera leverantörsflödet när ni får en notis om detta.
På leverantören sätts då attestanterna och ett bokföringsförslag så att leverantörsfakturan automatiskt konteras.
Manuellt flöde
Däremot, om attestanter och/eller hur levernatörsfakturor ska bokföras skiljer sig beroende på hur fakturan ser ut så behöver vi först få den informationen från er.
Reglerna sätts på respektive leverantör
Eftersom det bara är ni som veta om leverantörsfakturor från en specifik leverantör ska hantera automatiskt eller inte så behöver ni tillhanda den informationen till oss. Självklart hjälper vi er att göra dessa inställningar i Spiris.
Ni har att välja mellan dessa regler och inställningar.
| Attestant/-er | Bokförs | Inställning för leverantör |
| Alltid samma attestanter | Alltid samma konto och resultatenhet |
✅ Skicka fakturor automatiskt för attest ✅ Atterstordning: valfri ordning ✅ Lägg till attestant(er) ✅ Bokföringsförslag |
| Attestanter varierar | Konto och/eller resultatenhet varierar |
✅ Skicka fakturor automatiskt för attest ✅ Atterstordning: valfri ordning ✅ Lägg till kassör som attestant ✅ Bokföringsförslag |
Ni ansvarar för det manuella flödet
Eftersom vi för varje leverantörsfaktura inte kan veta vem som ska attestera och på vilka konto och resultatenheter de ska bokföras på så behöver ni göra detta enligt metoden nedan.
Enligt inställningarna ovan så hamnar en levernatörsfaktura där attestant(er) och kontering kan variera alltid hos kassören i er förening.
Kassören väljer då att avvisa leverantörsfakturan ❌ i Spiris.
Gå sen till den specifika levernatören i Spiris leverantörsregister.
Sätt rätt attestanter för den specifika leverantörsfakturan.
Gå sen till leverantörsfakturan bland utkast i levernatörsreskontran.
Välj rätt kontering och resultatenhet.
Klicka på knappen "Skicka för attest".
Gå tillbaka till leverantören i leverantörsregistret.
Åter sätta kassören själv som enda attestant för att repetera flödet ovan vid nästa leverantörsfaktura.
Alternativt manuell flöde
Om det går att sätta upp regler utanför Spiris för vem som ska attestera och hur leverantörsfakturan ska konteras så kan så klart vi sköta detta åt er. Exempelvis om det alltid alltid framgår av fakturan genom referens eller liknande.
Tänk på
Använd alltid "Attestordning: Valfri ordning". Annars ser endast den speficika attesten leverantörsfakturan.
I ett bokföringsförslag kan formler användas för exempelvis fördela en kostnad automatiskt mellan olika resultatenheter.