Skapa dokument
Olika typer av dokument
I Sharely finns det tre typer av dokument
Ladda upp en pdf - Innehållet är en pdf som du laddar upp.
Skapa manuellt - Innehållet är text som du själv författar direkt i Sharely.
Lägg till en extern länk - Innehållet är en extern sida som du länkar till.
Gemensamt för alla typer av dokument
Klicka på Dokument i meny till vänster.
Välj den katalog som du vill skapa ditt dokument.
Klicka på knappen "Lägg till Dokument".
Välj typ av dokument du önskar skapa.
Fyll i fälten i formuläret.
Titel på dokumentet.
Lägg till en bild som syns på första sidan i samband med artikeln. Välj bilden med omsorg för att skapa en professionell känsla för era medlemmar.
Mapp. Välj en befintlig eller skapa en ny mapp som dokumentet ska ligga i.
Typ. Genom att ange typ på dokumentet så hjälper du Sharely att hantera dokumentet på ett smartare sätt i framtiden. Är ingen typ i listan applicerbar lämna tom.
Skicka mejl till ägare. Om det är en viktigt dokument som era medlemmar bör få en notis via E-POST om att det nu finns i Sharely.
Skicka SMS till ägare. Om det är en viktigt dokument som era medlemmar bör få en notis via SMS om att det nu finns i Sharely.
Spara som utkast. Då kommer endast de i styrelsen att se dokumentet. Det är bra när ni bereder dokumentet.
Publicera. Då kommer alla medlemmar att se dokumentet.
Kataloger
Sharely tvingar er att skapa era dokument i olika kataloger. I varje katalog bygger vi hela tiden automation för att underlätta ert arbete. Nedan finns hur vi idag underlättar ert styrelsearbete när det gäller att skapa dokument.
Handbok
Den enda katalogen som en generell. Här lägger ni allt som inte passar in i någon av de andra katalogerna.
Stadgar
Stadgarna hantera på två sätt i Sharely. Dels som "Dokument" som är det pdf-dokument som finns sparat hos Lantmäteriet. Men här finns även era stadgar "Digitalt". De värden som finns hos Lantmäteriet hämtar vi automatiskt och övriga kan ni lägga till själv.
De digital stadgarna använder sen Sharely för att automatisera ert arbete på olika sätt:
Ni får feedback utifrån hur väl ni följer era stadgar i ert arbete.
De tjänar som underlag när dokument automatiskt skapas. Som exempel som hämtas agendan från stadgarna när kallelsen automatiskt skapas (kräver abonnemanget Björk 🌳)
Förrättningar
När ni registrerar er förening eller uppdaterar mot Lantmäteriet så hämtas vi alla de förrättningar som finns hos Lantmäteriet.
Av säkerhetsskäl går det just nu inte att hämta de faktiska pdf:erna. Men klicka på frågetecknet uppe till höger när du är i denna katalog för att se hur ni enkelt beställer dessa från Lantmäteriet.
Föreningstämmor
Sharely skapar så gott som komplett underlag till er stämma. Detta är möjligt eftersom ni hantera allt underlag som krävs för dessa dokument i Sharely eller vår partner Spiris.
Styrelsen
Här finns ännu ingen automatisering. Men här lägger styrelsen upp de dokument de just nu jobbar med eller har jobbat med, som referens.
Kom ihåg att rättighet endast kan sätta på mapp-nivå så ska dokument endat finnas tillgänglig för styrelsen så skapa en mapp och ändra rättigheter på mappen.