Hur fungerar debitering i Sharely?
Olika typer av debitering
Föreningens debitering är antingen
Utifrån den debiteringslängd som framlagts på föreningensstämman som talar om hur mycket varje fastighet ska betala och till vilket förfallodatum. Den bygger på en beslutad budget på samma möte.
All övrig debitering. Som exempelvis förbrukning av vatten eller el.
Debiteringslängden
Debitering utifrån debiteringslängden följer särskilda regler som måste följas.
Det förfallodatum som presenterades på debiteringslängden måste även gälla vid avisering genom en faktura. Därför tvingar Sharely er att följa förfallodatum utifrån dessa datum för den typ av debitering.
Endast det som framgår av debiteringslängden och som framlagts på stämman får debiteras.
Konto bestämmer typ av debitering
Varför bestämmer konto debitering?
Debitering som påverkar uttaxering, och därmed ska finnas med i debiteringslängden, är samma debitering som behöver finnas med i budgeten. Och för att kunna finnas med i budgeten så behöver anläggningen ha ett konto.
Därför anser Sharely att en debitering måste anpassas till en reglerna för en debiteringslängden eller inte - utifrån om anläggningen som debiteras har ett konto.
Anläggningstyp bestämmer typ av debitering
Eftersom all debitering mot anläggningarna av typerna gemensamhetsanläggning och sektion måste utgå från en debiteringslängd så finns de alltid med oavsett konto eller inte.
Men även anläggningar av typen objekt kan ha ett konto valt och därmed också finnas med i debiteringslängden.
Exempel. I stadgarna för en förening som har bryggor med båtplatser står det att underhållet av bryggarna till hälften ska utgå från avgifter för respektive båtplats. Eftersom debiteringen av båtplatserna då avser underhållet av en gemensamhetsanläggningen "Bryggor" så ska varje båtplats har ett konto valt.
| Anläggningstyp | Konto | Debiteringstyp |
| Gemensamhetsanläggning, Sektion | Finns eller finns EJ på anläggningen | Debiterings utifrån debiteringslängd med beslutade belopp och förfallodatum. |
| Object | Finns på anläggningen | Debiterings utifrån debiteringslängd med beslutade belopp och förfallodatum. |
| Object | Finns EJ på anläggningen | Debitering är EJ kopplad till debiteringslängden och förfallodatum kan sättas fritt. |
Räkenskapsår och förfallodatum
Aktivt räkenskapsår
På sidan Debitering ser ni alla fakturor som är skapade för den aktiva räkenskapsåret. Säkerställ att ni har valt det aktuella räkenskapsåret som aktivt.
Förfallodatum
För all debitering för anläggningar med enheten Andelar kräver Sharely att ett förfallodatum från debiteringslängden är valt. Har ni skapat er debiteringslängd i Sharely så är dessa redan angivna. Annars måste ni mata in förfallodatum det innan ni skapar fakturorna.
Avgifter och antal
Vad en fastighet debiteras bestäms utifrån:
Avgift per enhet
Antal
Avgift per enhet - sätts på anläggningen
Utöver en enhet så kan ni även sätta en avgift per enhet på en anläggning. Om ni ska debitera för den anläggningen.
Exempel 1. Avgiften för en gemensamhetsanläggning blir alltid en avgiften per enheten Andelar.
Exempel 2. Avgiften för förbrukning av vatten blir istället kostnaden för vatten per enheten kubikmeter.
Exempel 3. Avgiften för en båtplats blir antingen per styck eller per andel, beroende på hur detta beskrivs i stadgarna.
Antal - sätts på fastigheten
Den slutgiltiga debiteringen för en fastighet bestäms sen hur många enheten de ska debiteras för.
Exempel 1. En fastighet har 50 andelar i en gemensamhetsanläggning och debiteras då avgiften per andel gånger 50 andelar. En annan har 100 andelar och debiteras följaktligen dubbelt så mycket.
Exempel 2. En fastighet har förbrukat 1,3 kubikmeter vatten och får då lika många enheter i anläggningen "Vattenförbrukning" och debiteras då avgiften per kubikvatten vatten gånger 1,3 kubikmeter. En annan har förbrukat 3,7 kubikmeter och debiteras istället för dessa antal.
Visa och dölj kolumner
För att skapa en bättre överblick kan ni välja vilka kolumner som ska visas genom knappen "Kolumner".
Bra att tänka på:
Vissa kolumner går ej att dölja eftersom dessa alltid måste finnas med på debiteringslängden.
Medlemmar som inte sitter i styrelsen kan aldrig se andras fakturor, oavsett vilka kolumner som styrelsen väljer att visa.
Skriva ut
Det finns två olika utskrifter:
Debiteringslängd
Vy
Skriva ut en debiteringslängd
Denna utskift följer de lagar och regler som en debiteringslängd måste följa och väljer även bort, för en debiteringslängd, oväsentlig information.
Radnummer - visas om valt
Fastighet - visas alltid
Fastighetsadress - visas om valt
Ägare - visas alltid
Distribution - visas aldrig
Anläggning - visas alltid
Antal - visas alltid
Avgift/enhet - visas alltid
Belopp - visas alltid
Totalt - visas alltid
Fakturadatum - visas aldrig
Förfallodatum - visas aldrig
Fakturabelopp - visas aldrig
Återstående - visas aldrig
Status - visas aldrig
Skriva ut vy
Denna utskift tar med allt som visas på skärmen. Den är endast tänkt för att underlätta styrelsens dagliga arbete och inget som ska delas med medlemmarna.
Kopplingen till Visma eEkonomi
Mappa poster
För att Sharely och Visma eEkonomi ska kunna prata med varandra så behöver de vara överens om vilka poster som motsvarar varandra i de olika systemen.
| Sharely | eEkonomi |
| Fastigheter | Kunder |
| Anläggningar som ska debiteras | Artiklar |
| Anläggningar som ekonomin ska fördelar mellan | Resultatenheter |
Fakturor
Fakturor finns endast i eEkonomi
Inga fakturor skapas i Sharely utan alltid i Visma eEkonomi. De visas dock i Sharely för att ge er en bättre överblick men via en länk till eEkonomi.
Skapa fakturor
När ni skapar fakturor som skapas de först som utkast i Visma eEkonomi. Dessa kan ni öppna i eEkonomi, granska och enkelt ta bort om något blivit fel.
Skicka fakturor
När ni skickat fakturor så har de bokförts och kan inte längre raderas. Innan ni skickar några fakturor så bör ni ha en strategi för artikelkontering i Visma eEkonomi. Prata med vår support så hjälper vi er.