Skapa fakturautkast och skicka fakturor
Börja med ett (1) fakturautkast
Vi rekommenderar att ni först skapar en faktura för en fastighet som ni sen granskar i Visma Spiris innan ni skapar övriga.
I menyn till vänster klicka på Anläggningar och sen Debitering.
Kryssa i en checkbox för en fastighet i kolumnen med en blå 🔵 icon.
Klicka på knappen "2. Skapa fakturautkast".
Gå till Visma Spiris.
Välj Försäljning och sen Kundfakturor.
Klicka på fliken Utkast.
Klicka på fakturautkastet.
Klicka på knappen Förhandsgranska och sen Utskrift.
Skapa resterande fakturautkast
I Sharely, i menyn till vänster, klicka på Anläggningar och sen Debitering.
Klicka på knappen "2. Skapa fakturautkast". Resterande fakturautkast skapas i Spiris.
När alla fakturutkast har skapats, klicka på knappen "3. Skicka fakturor".
Under knappen "3. Skicka fakturor" visas status på skickade fakturor. Grön har skickats och röd har inte skickats.
När processen är klar får du ett mejl med en sammanställning av alla fakturor.
I samma mejl finns en knapp där du kan ladda ner en pdf som innehåller alla fakturor med distribution "Pdf/Skriv ut".
Att tänka på
Val av distribution
Varje fakturamottagare behöver ha en vald metod för distribution av fakturan innan de skickas.
Vilka fakturautkast skapas
För att hindra att du skickar flera fakturor till samma fastighet av misstag skapar Sharely automatiskt fakturautkast åt alla fastigheter som ännu inte har någon för det valda förfallodatumet.
För fakturautkast där ingen avgift ingår i debiteringslängden, som endast vidarefakturering av förbrukning, är förfallodatum inte bundet till de i debiteringslängden. Därför finns det heller ingen spärr att skapa flera kundfakturor på samma fastighet och samma förfallodatum för dessa typ av fakturor.
Sortera pdf fakturor
När ni väljer att skicka fakturor med distributionsmetoden "Pdf/Skriv ut" så skapas en pdf med alla fakturor. Den återfinns i det mejl du får efter att du har skickat fakturorna från Sharely. Dessa pdf-fakturor kan sorteras efter antingen fastighetsbeteckning eller adress.
Klicka på ditt namn uppe till höger och välj Föreningsinställningar.
Gå till fliken Redovisning, sen fliken Generellt.
Under rubriken Redovisning finns inställningen "Sortera pdf-fakturor".
Rätt rättighet i Visma Spiris
För att kunna skicka fakturor via Kivra:
behöver den person som kopplat ihop Spiris med Sharely ha behörigheten "Digitala fakturor & dokument" i Spiris.
behöver föreningen först godkänt Spiris avtal för att skicka via Kivra.
Fakturorna skickas via Visma Spiris
Sharely skickar inte fakturor utan talar om för Visma Spiris att göra det.
Det finns flera fördelar med att skicka från Sharely istället för Spiris.
Överblicken över vilka fakturor som har skickats till respektive fastighet. Tillsammans med olika kraftfulla filter.
Spara hur fakturan ska distribueras i Sharely, vilket inte går i Spiris.
Möjligheten för fastighetsägare att själva sätta vem som ska få fakturan och hur den ska distribueras (utifrån de val som styrelsen godkänner).